1 日時

平成29年10月17日(火) 午後1時15分から午後2時45分まで  

2 場所   防災センター401会議室
3 出席者

会長 若柳 善朗
副会長 中川 眞一郎
委員 関 正晴
委員 鳥塚 鈴子
委員 斎藤 征雄
委員 上村 信彰
事務局 企画財政部長 髙橋 良典
    政策室長 田部井 則人
    政策室政策法制担当主査 白石 優
    政策室政策法制担当 北川 香織
説明者 企画財政部政策室企画調整担当副主幹 浅井 信治
    福祉保健部地域福祉課長 岡本 起恵子
    福祉保健部地域福祉課地域福祉係長 佐渡 一宏
    福祉保健部地域福祉課地域福祉係 鈴木 ことみ
    福祉保健部地域福祉課地域包括ケアシステム推進担当 野村 淳一郎

4 資料 平成29年10月17日開催資料.pdf [4710KB pdfファイル] 
5 議題

(1)諮問事項

 ア 狛江市民センター増改築等に係る市民アンケートの実施に伴う保有個人情報の目的外利用,外部提供及び目的外利用・外部提供に係る通知の要否について
 イ 地域見守り支援対象者名簿登録勧奨通知封入委託及び地域見守り支援対象者名簿並びに個人票印刷委託に伴う保有個人情報の外部提供及び外部提供に係る通知の要否について

(2)報告事項

 ア 東京都被災者生活再建支援システムの運用に伴う保有個人情報の目的外利用,外部提供,目的外利用・外部提供に係る通知の要否,電子計算機処理による記録項目の設定及び電子計算機処理による結合について報告

 イ 防犯カメラ設置変更届について

 ウ 特定個人情報保護評価の実施に係る報告について

 

6 会議の結果

 

(1)諮問事項

 ア 狛江市民センター増改築等に係る市民アンケートの実施に伴う保有個人情報の目的外利用,外部提供及び目的外利用・外部提供に係る通知の要否について
【諮問事項の説明】

(担当課)
 《入室及び資料を用いて説明》
【質疑】
 (委員)
 目的外利用する保有個人情報の項目の性別は,何に使用するのか。
(担当課)
 無作為抽出の作業では,使用しない。アンケート調査票の問1にて性別を選ぶ項目があるが,アンケートを送付した2,500人の性別比率と返信されたアンケートの性別の比率を把握するのに使用する。
(会長)
 無作為抽出で選ぶとあるが,地域別で性別の比率を同じにした方がよいのではないか。地域や性別の比率が偏ることはないのか。
(担当課)
 システムで乱数を調整して抽出するため,地域別で性別の比率を同じにすることは考えていない。現在行っている市民アンケートについても,同様の方法で行っている。
(委員)
 無作為抽出の作業には,性別は必要ないのではないか。
(担当課)
 無作為抽出の作業には必要ないが,返信されたアンケートの性別の比率を把握するのに必要である。
(委員)
 職員が宛名タックシールを印刷するということでよろしいか。
(担当課)
 そのとおりである。
(委員)
 アンケートの送付が終わり次第,目的外利用した個人情報は,削除するのか。
(担当課)
 そのとおりである。
(会長)
 アンケートの集計も委託するのか。
(担当課)
 そのとおりである。
(会長)
 返信用の封筒は,無記名式か。
(担当課)
 そのとおりである。
(会長)
 無記名式のアンケートであることを周知した方がよい。
(担当課)
 アンケートの通知文の中に記載する等して周知する。
(委員)
 庁内で個人情報の削除をした場合には,どのような方法で証するのか。
(事務局)
 宛名タックシールの印刷等は,情報システム係で行っており,どのような方法で廃棄の確認をしているか把握していない。しかし,情報システム係で廃棄の作業を行ったときには,廃棄した確認が取れるようにしたいと考えている。
(委員)
 委託業者は,既に決まっているのか。また,委託業者の信頼性等どのように決めているのか。
(担当課)
 まだ決まっていない。委託業者の選定方法は,基本的には競争入札である。毎年度行っている市民アンケートの業者も競争入札で選定しているが,だいたい同じ業者が選定されている。今回のアンケートもこの業者を想定しており,個人情報の管理体制は,確認している。宛名タックシールには,通し番号が印字されており,宛名タックシールの貼付,封入・封緘の作業が終わった後,委託業者には,通し番号が全てあるか確認をしていただくことになる。

 《担当課退出》 

 

【審議】
 (会長)

 今回は,狛江市個人情報保護条例第12条第2項第4号,同条第5項ただし書,第13条第2項第4号及び同条第5項ただし書について審議する。
(委員)
 特に問題はないのではないか。
(会長)
 では,個人情報の管理に万全を期すこと及び事前に広報こまえにより本件外部提供について通知することを条件として,諮問事項を認めるということでよろしいか。
 《一同了承》 

 

 イ 地域見守り支援対象者名簿登録勧奨通知封入委託及び地域見守り支援対象者名簿並びに個人票印刷委託に伴う保有個人情報の外部提供及び外部提供に係る通知の要否について

【諮問事項の説明】
(担当課)
 《入室及び資料を用いて説明》
【質疑】
 (委員)
 委託することで費用対効果はいかがか。
(担当課)
 前年度の臨時職員を配置していた費用と業者に委託する費用を比べた結果,委託する費用の方が安価だったため,今年度予算がついている。
(委員)
 他の自治体も同様に行っている業務なのか。
(担当課)
 そのとおりである。
(委員)
 極めてセンシティブな情報であるため,庁内で作業を行うのがよいと考えられるが,他の自治体でも業者に委託して行っているのか。
(担当課)
 把握していない。しかし,名簿及び個人票はセンシティブな情報であるため,特定のプリンターでしか印刷ができない。また,情報システム係に確認したところ,毎年27,000枚印刷するとプリンターの消耗が早くなり,寿命を早めてしまうことから,委託をしたいと考える。
(会長)
 毎年27,000枚という膨大な量になるのはなぜか。
(担当課)
 名簿登録者別紙3の名簿と別紙4の個人票を支援組織にそれぞれ提供することになるためである。狛江市民生委員・児童委員協議会,狛江市社会福祉協議会,調布警察署及び狛江消防署は,全地域分提供し,地域包括支援センターは,それぞれの担当地区,駒井町会は,駒井町会分のみになる。名簿情報は,毎年変わるため,毎年差し替えが必要になる。
(委員)
名簿及び個人票の差し替えは,新しく登録があった者だけではなく,毎年全て差し替えているのか。
(担当者)
 そのとおりである。古い名簿及び個人票の扱いについては,受領証を発行し,職員が支援組織に直接赴いて差し替えている。
(委員)
 現在の名簿登録者の充足率は40パーセントくらいか。
(担当課)
 そのとおりである。同意を得ていない方は,約9,000人,同意を得ている方は,約4,000人である。
(委員)
 同意を得てない方に対する勧奨は,どのように行うのか。
(担当課)
 市のホームページでの周知や町会・自治会連絡会に出席し,支援組織として協定の締結のお願いをする際にも,名簿の登録の周知を行っている。
(委員)
 別紙2狛江市地域見守り活動支援対象者名簿登録申込書の情報提供についてという同意欄に記載している支援組織は,具体名を記載した方がよろしいのではないか。
(担当課)
 今後も支援組織を増やしていく予定であるため,様式に具体名を記載するのは,難しいと考える。しかし,別紙1に支援組織の具体名を記載していることで,周知はできると考える。
(委員)
 かなりセンシティブな情報であるため委託する業者は重要だと思うが,信頼できる業者は,どのように選び担保するのか。
(担当課)
 プライバシーマークを取得している業者や市の印刷業務委託で実績のある業者で情報漏えいを起こしていない業者が契約の条件になると考えている。
(会長)
 個人情報の管理方法には,施錠できる室内にて作業を行う等記載されているが,実際に確認しているのか。
(担当課)
 委託業者と契約が成立すれば,実際に赴き確認する。
(会長)
 新たに対象者となった人には,勧奨通知を送付するが,同意を得ていない人に再度勧奨通知を送付することはないのか。
(担当課)
 現在は,考えていない。しかし,勧奨通知を送付するだけでは,登録する方は少ない。また,そもそも避難行動用支援者制度を知らない方圧倒的に多いというのが現状であるため,まずは,制度の周知をやっていかないとならないと考える。
(委員)
対象者が75歳以上とあるが,これは災害対策基本法に規定されているのか。
(担当課)
 各市で対象者は,それぞれ決められることになっており,他市では70歳以上が対象にしているところもある。市では,まずは75歳以上の方を対象として見守っていこうと狛江市地域見守り活動支援対象者名簿登録制度実施要綱を市のルールとして規定している。高齢者が増えていく等今後状況が変われば,見直しの判断が必要になると考える。
(委員)
別紙3の地域見守りあんしん”こまねっと”登録者名簿について,同意を得ていない方には,名簿登録の有無に印がつくということか。登録者名簿には,対象者全員分が登載されるのか。
(担当課)
 同意を得られなかった方は,登録者名簿に登載されない。あくまでも,支援組織に情報提供を同意された方が搭載される。
(委員)
 そうであれば,この名簿登録の有無には,何が記載されるのか。
(担当課)
 現在は,全て丸が付いていることになる。しかし,災害対策基本法に基づき,災害が起こるおそれがあるとき又は災害が起こったときには,全件名簿を提供することができる。その場合には,全員の名前が搭載されることになり,名簿登録の有無に丸が付いていない場合も発生する。
(委員)
 災害時もこの登録者名簿を使用するのか。
(担当課)
 そのとおりである。
(委員)
 駒井町町会以外は守秘義務を持つと思うが,駒井町町会とは,個人情報の取扱についてどのような取り決めをしているのか。
(担当課)
 協定書の中で個人情報の管理に関すること及び市から個人情報保護に関する研修を行うこと記載している。
(委員)
 今は駒井町町会のみであるが,今後同様に町会を増やしていきたいということか。
(担当課)
 各町会にお願いをしているが,なかなか増えないというのが現状である。
(委員)
 町会は,任意組織である。
(担当課)
 そのとおりである。他市では,町会を含めていないところもある。しかし,災害時には,町会が力になる。町会に情報提供することの問題点は,任意組織であること及び役員が交代するため,個人情報を管理する人が代わるということである。名簿を管理するに当たっては,管理者,管理責任者及び取扱者を提出していただいているが,変更があった場合には再度提出してもらうことになる。

《担当課退出》

 

【審議】 

(会長)
 今回は,狛江市個人情報保護条例第12条第2項第4号及び同条第5項ただし書について審議する。
(委員)
 受託業者は,どちらも未定でよろしいか。
(事務局)
 そのとおりである。
(会長)
 半年か1年に一度,外部提供した委託業者の一覧を作成していただきたい。
(事務局)
 承知した。
(会長)
 では,個人情報の管理に万全を期すこと及び事前に広報こまえにより本件外部提供について通知することを条件として,諮問事項を認めるということでよろしいか。
 《一同了承》
 

 

 (2)報告事項

 ア 東京都被災者生活再建支援システムの運用に伴う保有個人情報の目的外利用,外部提供,目的外利用・外部提供に係る通知の要否,電子計算機処理による記録項目の設定及び電子計算機処理による結合について報告

 【報告事項の説明】

(事務局)

 《口頭により説明》

【質疑】

 《特になし》

 

 イ 防犯カメラ設置届について

 【報告事項の説明】

 (事務局)

  《資料により説明》

【質疑】

  《特になし》

 

ウ 特定個人情報保護評価の実施に係る報告について

 【報告事項の説明】

(事務局)
 《資料により説明》

【質疑】

 (委員)
 映像を閲覧しただけで終わったということか。
(事務局)
 その通りである。
 

次回の日程調整

(会長)

 次回は,1月22日月曜日午後1時15分からお願いする。

 

(閉会)


個人情報保護審議会委員名簿

肩書 選任の区分 氏名
会長 学識 若柳 善朗
副会長 市民 中川 眞一郎
委員 学識 関 正晴
委員 市民 鳥塚 鈴子
委員 市民 斎藤 征雄
委員 市民 上村 信彰