1 日時

平成30年10月16日(火) 午後1時15分から午後3時25分まで  

2 場所  第一委員会室
3 出席者

会長 若柳 善朗
副会長 中川 眞一郎
委員 関 正晴
委員 鳥塚 鈴子
委員 斎藤 征雄
委員 上村 信彰
事務局 企画財政部長 髙橋 良典
    企画財政部政策室長 田部井 則人
    企画財政部政策室政策法制担当主査 白石 優
    企画財政部政策室政策法制担当 北川 香織
説明者 企画財政部政策室長 田部井 則人
    企画財政部政策室政策法制担当主査 白石 優
    企画財政部政策室政策法制担当 北川 香織
    児童青少年部児童青少年課長 鈴木 弘貴
    児童青少年部児童青少年課児童青少年係長 中川 昇永
    児童青少年部児童青少年課児童青少年係 五十嶺 由佳

4 資料 平成30年10月16日開催個人情報保護審議会資料.pdf [11515KB pdfファイル] 
5 議題

(1)諮問事項

 ア 狛江市個人情報保護条例第14条の削除について
 イ アンケート案件における事前一括承認について
 ウ 若者の生活実態調査の実施に係る保有個人情報の目的外利用及び目的外利用に係る通知の要否について
に係る通知の要否について
(2)報告事項

 ア  関東近県自治体及び警視庁に対する保有個人情報の提供について

 イ 個人情報取扱事務届出の設定・追加・変更について

 

6 会議の結果

(1)諮問事項

 

 ア 狛江市個人情報保護条例第14条の削除について
【諮問事項の説明】

(担当課)
 《入室及び資料を用いて説明》
【審議】
(委員)
 電子計算機をめぐる状況は,かなり変貌している。そのような意味では,電子計算機処理による個人情報の管理は,極めて重要である。
 条例第42条第2項第2号の規定によれば,審議会は電子計算機処理の運用に係る基本的事項に関することについて審議することになっている。このように規定されていることから言えば,今の状態のままでも悪くないのではないかと思う。
(会長)
 問題は,条例第14条第2項だと思う。条例第14条第2項の規定を第9条第4項の規定のように報告のみすれば良いのではないか。電子計算機処理による記録項目の設定・追加・変更が生じた場合には,次回の審議会にて報告していただければいいと思う。第14条の規定を全て削除するというのは,反対である。
 また,条例第54条の問題もある。ここには,実施機関は,電子計算機処理に記録されている保有個人情報の記録項目について行政不服審査会に報告し,公表するものとすると規定されている。そのため,第14条を削除したら第54条と辻褄が合わなくなる。第14条第2項は,市長が規則に委任しているが第9条はそうではないため,第9条と第14条は,必ずしもイコールではないのではないか。
(担当課)
 第9条は,個人情報を取り扱う事務を開始するとき等は,市長に届け出なければならないという規定で,その届出の内容が57ページ以降にある個人情報取扱事務台帳に記載されている。この台帳では個人情報を取り扱う記録項目も届け出ることになっている。
(会長)
 記録項目は,第14条第1項の規定があるから規則で規定できる。しかし,第9条は,個人情報を取り扱う事務を行うときは事前に届け出る規定であるから,どのような記録項目を電子計算機処理により設定等してよいかということについては,第14条とは異なるのではないか。
(担当課)
 条例施行規則第8条の規定により委任を受けて,別表に記録項目を定めている。別表には,事務ごとに記録項目を列挙している。
(会長)
 第14条を削除したら別表の根拠がなくなるのではないか。
(担当課)
 別表に列挙している記録項目は,57ページ以降にある個人情報取扱事務台帳に個人情報の記録項目として記録されている。
(会長)
 どういう記録項目が設定されているかということは,条例施行規則第8条があるからできる。もし,第8条を削除したら,根拠がなくなる。第8条の元は,条例第14条があるからできる。第14条を削除したら記録項目を設定する根拠がなくなる。第54条についても,辻褄が合わなくなる。
(担当課)
 条例第14条で規定しているのは,電子計算機処理で個人情報を記録する場合であって,第9条の規定は,紙媒体であっても電子計算機処理であっても届け出る必要がある。
(会長)
 第14条を削除したら,どのいう記録項目を設定するという根拠がなくなってしまう。電子計算機処理による記録項目の設定という規定自体がなくなったら困るのではないか。確かに第14条第2項の規定で審議会の意見を聴かなければならないということは,重いので報告だけにすればいいのではないか。第14条第1項の規定もそのままにして,条例施行規則第8条についても残していいのではないか。
 条例施行規則第28条第2号を削除し,公表しないということであれば,条例第54条と辻褄が合わなくなる。
(委員)
 現状,何が一番大変なのか。
(担当課)
 現状,パソコンで扱うものが主流であり,パソコンで個人情報を取り扱うということであれば,第14条第2項の規定により審議会の意見を聞く必要があるという運用は,この規定を制定した当時とは,実態が合わなくなってきている。
 条例第14条で規定しているのは,データで扱うときであり,第9条では紙媒体も含んでいる。届出をした後は,審議会にて報告をさせていただいている。会長がおっしゃる報告で良いというのは,このようなことだと思う。個人情報を取り扱う事務で,どのような個人情報を記録しているのかということについて,審議会に意見を聴かなくても報告が全くないのは困るということであったので,電子計算機処理による記録項目の規定は削除するが,届出としての記録項目は残るため,それについて年に1度審議会に報告させていただきたい。
(会長)
 電子計算機処理による記録項目を設定して良いという規定がなくなってしまうということではないか。事務の迅速性という意味であれば,第14条を削除せずに報告にするということで良いのではないか。
(委員)
 第14条を削除するとすれば,今までは,全庁の職員が個人情報を取り扱う事務について,どのような記録項目があるのか知ることができたが,そうではなくなるということか。
(担当課)
 個人情報取扱事務台帳も公表している。
(委員)
 届出の変更は年に1度か。
(担当課)
 届け出た内容に変更があれば届け出てもらう。
(会長)
 条例施行規則第8条がなくなるということは,個人情報取扱事務台帳に記載される記録項目の根拠がなくなるということではないか。別表に記録項目の規定があるから,条例第9条の規定による届出をしていくということではないのか。もし,第14条の規定がなかったら何をやっても良いことになる。
(委員)
 15ページ下から8行目から記載しているように,法律においては,電子計算機処理による記録項目の設定に関する規定は,制定当時から定めていないということを元にしているのではないか。
(担当課)
 第9条で個人情報を取り扱う事務を開始しようとするときは,同条第1項第1号から第11号に規定する事項を届け出る必要があり,第5号で個人情報の記録項目も届け出るように定められている。第14条は,その届けられた内容のうち,電子計算機処理による記録項目は,規則で定めるという規定のため,第14条の規定を削除することによって,条例施行規則第8条や別表も根拠がなくなるということである。しかし,第9条の規定により市長に届出をすることという規定は残る。
(会長)
 第9条第1項各号の内容と条例施行規則別表の内容は,同じなのか。同じでないのであれば,それはおかしいのではないか。
(委員)
 第14条第1項は,残して第14条第2項は報告するという改正をすれば良いのではないか。
(会長)
 第14条があって,条例施行規則第8条があって,別表があるという形が良いのではないか。
 年に1度でも審議会にて報告してもらい,何かおかしいところがあればその都度指摘していくということで良いのではないか。
(委員)
 第14条第2項の規定は,第9条第4項の規定に変えるが,第14条第1項の規定は,条例のどの規定に変えるかということか。
(委員)
 第14条第2項に規定する審議会の意見を聴かなければならないという規定を市長は,審議会に届けなければならないというように改正すれば良いのではということである。
(委員)
 審議会の意見を聴かずに記録項目の設定等を行っていいかどうかということは,考えなければならないと思う。
(会長)
 記録項目を設定・追加・変更したときには,審議会に報告しなければならないというように改正すれば良いのではないか。
(委員)
 そこまで規定を緩めるかどうかは,議論をする必要があると思う。第14条第1項の規定は,そのまま残して良いのではないか。
 非常にセンシティブな個人情報を記録する場合には,事前に審議会の意見を聴いたほうがいい場合もあると思う。
(会長)
 少し主管課で考えていただきたい。条例施行規則第8条は,別表がなくなってしまうため,残したほうが良いと思う。
(担当課)
 簡単に申し上げると,条例に根拠がないとパソコンに個人情報を置けないということが必要かどうかということである。
(委員)
 それは,必要なのではないか。
(担当課)
 市として,このような個人情報を扱っているというお知らせをしていれば,個人情報開示請求や訂正に対応することができる。
 現在の事務の処理状況を踏まえた上で,条例の規定と現在の運用が適切なのかということが議論になった。
(委員)
 個人情報保護法の改正で,個人情報の取扱いに関する規定が厳しくなった。そのことを踏まえると,もう少し個人情報の取扱いについて慎重になる必要があるのではないか。
(委員)
 条例施行規則別表を全て削除したいということだが,会長がおっしゃるように残しても良いのではないか。加除訂正があれば,その都度改正されており誰が見ても見易いと思うが,削除したい理由は何か。
(担当課)
 条例施行規則別表には,かなり細かい項目が記載されており,個人情報取扱事務台帳では,そこまで細かくない項目で記載している。ここまで項目として細かく記載する必要があるのかと考えている。
(会長)
 条例と違って議会の議決を経る必要はないのだから,別表の内容を個人情報取扱事務台帳に近づける改正を行えば良いのではないか。
(委員)
 どこのパソコンにどのような個人情報が管理されているのかということは,これからも把握することは可能か。
(担当課)
 現状,インターネットに繋がるパソコンには,個人情報を扱う業務情報は置かないという運用である。

(会長)
では,審議内容を踏まえて一度内容を整理していただき,継続審議とする。
 《一同了承》

 

 

イ アンケート案件における事前一括承認について

【審議】

(委員)
 具体的に言えば,今日審議する児童青少年課の案件がアンケート案件であるが,もし承認されれば,諮問する必要がなくなるということか。
(担当課)
 そのとおりである。
(委員)
 アンケート案件は,どのくらい件数があるか。
(担当課)
 今年度は,9件中4件がアンケート案件である。
(会長)
 チェックリストの実施前確認編にて,「目的外利用する情報は住民基本台帳のうち住所・氏名・性別・生年月日の4情報のみか。」とあるが,4情報以外を利用する場合には,諮問するということか。
(担当課)
 そのとおりである。
(委員)
 確かにアンケートを実施する主管課の事務作業の大変さは,分からないでもないが,審議会で諮問することで個人情報に対する意識を保持する役目もあるかと思う。また,ここ最近案件が少なくなってきていることから,総合的に見ると判断が難しい。
(委員)
 アンケート案件の議論というと,アンケートの内容について審議してしまって,個人情報の利用については,定型的に見れば承認していいのではと思ってしまうところもある。
(委員)
 確かにアンケートの内容については,審議する役目はない。
(委員)
 チェックリストのセキュリティ編について,ただチェックを入れるだけでは,等閑になるのでいつ誰が削除するという項目があると良い。
(会長)
 このチェックリストは,誰が確認するのか。
(担当課)
 アンケートを実施する際には,起案する必要があるため,その際に値チェックリストと照らし合わすことも可能だと思う。
(委員)
 このチェックリストは,他市でも行っているのか。
(担当課)
 他市で行っているかは分かりかねるが,狛江市で作成したものである。
(委員)
 調布市の個人情報取扱事務の手引では,アンケートの実施等による住民基本台帳の利用は,目的外利用ではないという整理を行っており,そのような考え方もあると思った。
(会長)
 年に1度か毎度かは,考えていただく必要があるが,アンケート案件を実施した後に報告する必要はあると思う。
(担当課)
 アンケート実施後には,報告をさせていただく。
(会長)
 実際運用してみて,申し合わせ事項で行うか,例規に規定するか考えるか。
(委員)
 チェックリストの中で件数の項目がないが良いか。
(委員)
 対象がどういう範囲かどうかということもあると良いか。
(会長)
 では,チェックリストにいれていただきたい。
(委員)
 チェックリストのセキュリティ編(外部提供)については,もう少し細かく管理方法を記載する必要がある。
(委員)
 今まで審議した内容を入れると良い。
(会長)
 では,チェックリストのセキュリティ編(外部提供)については,今までも審議内容を踏まえて,もう少し細かくしていただきたい。
(委員)
 チェックリストに根拠条文の項目を入れたほうが良い。
(委員)
 住民基本台帳の4情報以外を利用する場合には,諮問が必要ということでよろしいか。
(担当課)
 そのとおりである。
(委員)
 チェックリストは,付議案件シートに代わるものということでよろしいか。
(委員)
そのとおりである。
(委員)
 現在作成している付議案件シートも資料として作成すると良いのではないか。
(委員)
 件数で諮問するかどうか判断するのも良いのではないか。
(会長)
 今まで実施した中で,一番多い件数は何件か。
(担当課)
 5,000件を超えることはない。実施する中で多いのは,2,500件である。
(会長)
 では,件数が多いときは審議会に諮問していただきたい。件数については,担当課で考えていただきたい。
(委員)
 住所・氏名の外部提供は,宛名タックシールだけではなく,データで提供し,外部提供先で印刷するということも含まれるということでよろしいか。
(担当課)
 そのとおりである。
(会長)
では,審議内容を踏まえて一度内容を整理していただき,継続審議とする。
 《一同了承》

 

ウ 若者の生活実態調査の実施に係る保有個人情報の目的外利用及び目的外利用に係る通知の要否について
【諮問事項の説明】

(担当課)
 《入室及び資料を用いて説明》
【質疑】

(委員)

 参考資料として小平市のアンケートを添付しているが,狛江市も同様の内容か。

(担当課)

 小平市のアンケートを参考に,狛江市なりの実態調査を行って行きたいと考えている。

(委員)

 アンケートの回答に性別は,利用しないのか。

(担当課長)

 アンケートの内容には,性別を回答していただく。

(会長)

 アンケートで性別を聴くのは,何か理由があるのか。

(担当課)

 今回調査対象が満18歳から38歳までと幅広いが,引きこもり,主婦等は,生活形態が全く異なるため,データとしては性別の選別を行いたい。

(委員)

 性差をめぐる環境は,変わってきており,性別のように答えに困るような選択肢を入れるということが適切なのかということは,問題にならなかったのか。

(担当課)

 確かに社会問題になっている中で,性別を問うことは適切かどうか判断に悩んだが,調査に当たっては,性別を踏まえていきたいと考えている。しかし,アンケートの初めに答えたくないものについては,答えなくて良い旨は記載させていただく。

(委員)

 アンケートの対象者の抽出に当たって,男女の比率は5分5分にするのか。

(担当課)

 そのとおりである。

(会長)

 アンケート対象者の抽出,発送の手続等は全て市の職員が行うということでよろしいか。

(担当課)

 そのとおりである。

(委員)

 目的外利用した個人情報は,いつ削除するのか。

(担当課)

 アンケートの発送が終わり次第,速やかに削除いたしたい。

(委員)

 若者生活実態調査は,今回初めて行うのか。

(担当課)

 そのとおりである。

(委員)

 小平市のアンケートを参考にされるということだが,小平市とはアンケートの対象年齢に差があるが,それは何故か。

(課長)

 昨年度子ども・若者計画を策定し,児童青少年課では18歳以上を対象とした調査を行う。子どもを対象としたアンケートは,また別に行っている。

(委員)

 子ども・若者計画においては,39歳までが若者なのか。

(担当課)

 そのとおりである。他の自治体によって定義は,様々であるが狛江市では39歳までを青少年として扱う。

 《担当課退出》

 

【審議】

(会長)
 今回は,狛江市個人情報保護条例第12条第2項第4号及び同条第5項ただし書について審議する。
(委員)
 特に問題はないのではないか。
(会長)
 では,個人情報の管理に万全を期すこと及び事前に広報こまえにより本件目的外利用について通知することを条件として,諮問事項を認めるということでよろしいか。
 《一同了承》

 

  (2)報告事項

 

 ア 関東近県自治体及び警視庁に対する保有個人情報の提供について
 【報告事項の説明】

(事務局)

 《口頭により説明》

【質疑】

(委員)
 仮に自分の家族が失踪した場合には,どのような流れになるのか。
(担当課長)
 案件によるが,親族の方はまずは警察に行かずに地域包括支援センター等の高齢者福祉の部署に連絡をすることが多い。高齢者福祉の部署は,連絡を受けて実際に探しに行き,また,親族に行方不明者の特徴についてお聞きする。今回の案件は,警察に届出を出したほうが良いということで,親族の方が届け出を出された。

 《担当課退出》

 

イ 個人情報取扱事務届出の設定・追加・変更について

 【報告事項の説明】

(事務局)

 《口頭により説明》

 【質疑】

 《特になし》

 

次回の日程調整

(会長)

 次回は,1月22日火曜日午前10時からお願いする。
 

(閉会) 


個人情報保護審議会委員名簿

肩書 選任の区分 氏名
会長 学識 若柳 善朗
副会長 市民 中川 眞一郎
委員 学識 関 正晴
委員 市民 鳥塚 鈴子
委員 市民 斎藤 征雄
委員 市民 上村 信彰