1 日時 平成27年12月10日(木曜日) 午後2時00分から午後3時10分まで
2 場所 狛江市防災センター3階301会議室
3 出席者

会長 髙橋 雅夫
委員 堀川 末子
委員 丸橋 透

委員 栗山 修一
委員 鳥塚 鈴子
企画財政部長 髙橋 良典
政策室長 小川 啓二
政策室政策法制担当主査 佐渡 一宏
政策室政策法制担当 勝浦・北川

5 議題

・情報公開制度及び個人情報保護制度の平成26年度実施状況報告について

・文書等の管理に係る監査の結果報告について

・行政不服審査法の改正に係る第三者機関の設置について

   
6 会議の結果

(開会 午後2時)
【室長】
 時間になりましたので,平成27年度第1回狛江市情報公開審査会兼個人情報保護審査会を開催いたします。初めに総括文書管理者である副市長の水野からご挨拶させていただきます。
【副市長】
 ただいま紹介いただきました,副市長を務めさせていただいております,水野と申します。よろしくお願いいたします。本日は大変お忙しい中,お集まりいただきまして誠にありがとうございます。日頃より,市政の発展にご尽力いただきますこと御礼申し上げます。狛江市におきましては,平成12年4月から,公正で開かれた市政の推進のために情報公開制度が始まりました。その翌年の平成13年からは,市の保有する個人情報の保護のために個人情報保護制度が始まりました。情報公開制度につきましては,知る権利を担保し,市の保有する情報を原則として公開するものでございますが,その一方で個人情報保護制度につきましては,個人情報を十分注意深く取り扱わなければならないということで,両制度は二面性を持った制度でございます。そのために,委員の皆様には両制度の審査会の委員を務めていただきまして,両制度の調整及び調和を図っていただけるものと考えております。
 本日の狛江市情報公開審査会兼個人情報保護審査会につきましては,昨年度の情報公開制度及び個人情報保護制度の実施の報告をさせていただきます。また,併せて文書監査の結果報告もさせていただきますので,よろしくお願いいたします。
狛江市の情報公開制度及び個人情報保護制度の更なる推進にご尽力,お力添えをいただきますよう,お願い申し上げます。本日はよろしくお願いいたします。
【室長】
 それでは,議事に入る前に,4月に企画財政部で人事異動がございましたので,ご挨拶申し上げます。今回,人事異動で企画財政部長を務めさせていただいておりました石森が参与兼都市建設部長となり,新たに髙橋が企画財政部長に,政策室政策法制担当副主幹を務めさせていただいておりました冨田が財政課長となり,異動いたしました。また,佐渡が政策室政策法制担当主任から政策法制担当主査となり,北川が新たに政策室に異動となり,個人情報保護審査会の担当になりました。
 それでは会長,本日の議事の進行をお願いいたします。
【会長】
 それでは,情報公開制度及び個人情報保護制度の平成26年度実施状況について,事務局より報告してください。
【事務局】
(配布資料に基づき説明)
【会長】
 ただ今の報告につきまして,何かご質問等がございましたらお願いいたします。
【委員】
 平成26年度情報公開請求件名一覧(全部公開分)及び平成26年度情報公開請求件名一覧(一部公開・非公開分)に記載されている安心安全課に対する請求は,前回審議をした個人情報非中止決定に対する不服申立てに関する請求ですか。
【事務局】
 自己に関する個人情報の中止請求をされた方が中止請求をするにあたって,資料として請求されたということです。
【委員】
 マイナンバーに関する不服申立てついても,個人情報保護審査会で審議するということになるのでしょうか。
【事務局】
 そうでございます。また,後ほどご説明いたしますが,行政不服審査法の改正に伴いまして,現在の狛江市情報公開審査会及び狛江市個人情報保護審査会を狛江市行政不服審査会に統合をさせていただきたいと考えております。
【委員】
 狛江市個人情報保護条例の一部改正により,個人情報の定義を変更し,死者の個人情報は,個人情報に含まれないことになったとの説明がありましたが,死者の個人情報に関しては,どのような取扱いをしますか。
【事務局】
 死者の個人情報につきましては,狛江市個人情報保護条例の個人情報の定義からは外れましたので,同条例に基づく個人情報の開示請求の対象とはなりません。死者の情報の保護に関しては,狛江市死者情報取扱規則を制定し,平成27年10月5日に公布いたしました。死者の情報の開示請求は,情報公開制度に基づく制度として対応していきます。
【委員】
 死者の個人情報の取扱いは,各自治体で異なるのでしょうか。
【事務局】
 異なります。東京都等では個人情報保護制度の解釈及び運用において,死者の個人情報に関しては遺族本人の個人情報として扱い,個人情報の開示請求の対象として扱っています。また,札幌市では,要綱を制定し,その中で死者の個人情報の開示請求をできるように規定しています。狛江市では,公開決定等は行政処分でございますので,狛江市死者情報取扱規則を制定し,死者の情報の開示請求は情報公開制度に基づく制度として位置付けるのであれば,制度として成立すると考えております。
【委員】
 規則で定めて運用していくということですか。
【事務局】
 そうでございます。ただ情報公開制度に基づく制度でありますので,審査請求があれば情報公開審査会の審査の対象になります。
【委員】
 狛江市個人情報保護条例の改正の詳細について,一般の都民,市民はなかなか理解するという機会がないと思うので,死者の死に至る要因によっては,死者の個人情報の開示請求に関する問い合わせ等があったときに,死者情報に関する取扱の規則があることをお話ししてご理解いただけるとよいのですが,大体死者の個人情報の開示請求される方は疑問及び不満を持って請求される方が多いと思います。死者の個人情報の取扱いについては,対応を考えていかなければならないと思います。
【事務局】
 その点につきましては,個人情報保護審議会においても審議していただいているのですが,狛江市個人情報保護条例から死者情報に関する規定を外した上で,今までと変わらない運用をしていただきたいという答申をいただき,それに沿った形で狛江市死者情報取扱規則を制定させていただいておりますので,基本的には今までと変わらない運用をしていきます。ただその際に,職員が運用していきますので,規則で様式を定めまして,実務上の混乱も生じないようにしております。
【会長】
 他に何かありますでしょうか。
 それでは,文書管理に係る監査の結果報告について,事務局より報告してください。
【事務局】
(配布資料に基づき説明)
【会長】
 ただ今の報告につきまして,何かご質問等がございましたらお願いいたします。
【委員】
 監査の主体は,政策室ですか。
【事務局】
 はい,現在は内部監査のため,政策室が主体で行っております。文書監査の制度開始当初から,第三者による文書監査も将来的には行っていくということになっておりますので,今後第三者による文書監査を実施については検討してまいります。
【委員】
 文書の管理については,各課が協力的に取り組んでいるのですか。庁内の職員が監査を行う場合,なかなか言いづらいということもあるのではないでしょうか。
【事務局】
 庁内の職員同士でありますので,言いづらい部分もございますが,内部監査をする立場として言わなければならないことは,しっかりと指摘させていただいております。
【委員】
 文書管理の監査結果報告書(8)その他には,「文書管理の状態が2極化してしまう懸念がある。そのため,根本的な見直しができていない主管課においては,文書管理の体制について再検討していただきたい。」とあります。私は,この審査会の委員を2期にわたってやらせていただいておりますが,そのときも文書をしっかりと保管している主管課もあれば,文書を保管していない若しくは所在がない主管課もあるという話があったかと思います。監査の主体がどこなのか,監査の主体が主管課に対してどこまで影響力を持つのかということを明確にしていかないと,なかなか改善されないと思います。もし,しばらく市の職員の方が監査を行うのであれば,なおさら監査の権限を持つ政策室の権限を強める,手続を変える等していかなければ同じことの繰り返しになると思います。現場は日々の仕事が忙しいという言い訳をよいことに,改善をしないということを想像しておりますが,市長又は副市長に,文書の管理に関する通知を出していただくというようにしないと主管課はやらないと思います。せっかく政策室の方々がご尽力されているわけですから,改善策について,ご検討するべきなのではないかと思います。検討することによって,この審査会も円滑に進めることもできるでしょうし,また主管課の意識も新たにできると思います。
【事務局】
 文書主任の意識の有無で文書管理に差が生じてしまうことが,一番の問題なのではないかと思っております。政策室のほうから何か指摘したとしても,意識が変わらない限り困難な面もございます。制度面から申し上げますと,以前教育委員会の文書につきまして,不適切な事案がありましたので,狛江市文書管理規則を改正し,教育委員会の文書に関する監査権限を政策室に与え,市長部局である政策室でも文書監査を行えるようにしました。そのため,教育委員会の文書の管理につきましては,だいぶ改善されてきているというのが現状であります。ただ,市長部局,教育委員会に限らず文書管理を徹底していただけていない主管課もありますので,審査会でいただいたご意見を踏まえまして,庁議にて副市長から庁内に向けて周知していただけるように,政策室から副市長にお願いさせていただいたところでございます。
【会長】
 文書廃棄の状況について,本来であれば廃棄すべき文書をまだ廃棄していないということが記載されていますが,逆に文書が上手く整理されていないと,本当は廃棄年度が到来してないにもかかわらず,文書自体を紛失するということがあるのでしょうか。
【事務局】
 はい,あります。文書を管理するシステム上廃棄の状態ではなく,文書自体が存在しなかった場合には,主管課から保管・保存文書事故届出書を提出してもらい,その文書については,システム上でも処理をしております。主管課には文書を紛失したら保管・保存文書事故届出書を提出するように周知をしております。
【委員】
 本来は廃棄しなければならない文書を保有しているという場合については,情報公開請求がなされたときには当然公開の対象になるということですよね。そのようなこともあるので,主管課に対して廃棄していない文書について公開請求がなされた場合は公開の対象になるということを周知しなければならないと思います。
【事務局】
 監査の際には周知しております。文書の発生年度が違うものを混在して保存している主管課もありますが,誤廃棄のおそれについて何度も指摘することで徐々にですが,改善されてきている主管課もあります。
【委員】
 今回は,電子文書が監査の対象となっていませんが,まだ電子媒体の文書が許されていないということなのでしょうか。
【事務局】
 いいえ。現在は,文書がおおむね紙媒体でございます。電子添付しているのは,条例,規則等を資料として添付しているだけで,電子決裁は行っていません。今後,電子決裁の導入については検討してまいりたいと考えております。
【会長】
 他に何かありますでしょうか。
 ないようでしたら,行政不服審査法の改正に係る第三者機関の設置について,事務局より報告してください。
【事務局】
(配布資料に基づき説明)
【会長】
 ただ今の報告につきまして,何かご質問等がございましたらお願いいたします。
【委員】
 狛江市情報公開審査会及び狛江市個人情報保護審査会を狛江市行政不服審査会に統合するということでしょうか。
【事務局】
 そうでございます。この狛江市情報公開審査会及び狛江市個人情報審査会を廃止しまして,情報公開決定等に対する不服申立ての審議については,狛江市行政不服審査会の所掌事務となります。狛江市行政不服審査会の設置及び運営に関する条例案第3条第1号の規定が行政不服審査法に基づく所掌事項でありまして,その他同条第2号及び第3号の規定により,狛江市情報公開条例及び狛江市個人情報保護条例の権限が属された事項についてもご審議していただくということになります。狛江市行政不服審査会においては,所掌事項により手続が異なることになります。狛江市行政不服審査会の調査権限につきましては第15条の規定により,第2章の規定は適用しないということになっております。行政不服審査法に基づく不服申立については,基本的に審理員が調査及び審議を行いますので,狛江市行政不服審査会には調査の権限はありません。狛江市情報公開条例及び狛江市個人情報保護条例による審査請求については,審理員の手続を行いませんので,今までどおりの手続を残しております。
【委員】
 審理員というのは職員の方ですよね。
【事務局】
 そうでございます。
【委員】
 保育の入所不承諾処分に対する審査請求等が多く請求される自治体は,審査請求が請求される度に,一件ずつ審査会を行うのではなく,部会制をとるという場合もあると思います。狛江市の場合は,さほど数がないため狛江市行政不服審査会で審査をしていくということですか。
【事務局】
 保育の入所不承諾処分に対する審査請求の場合は,併合審理ができるものと想定されます。そのため,入所決定に係る同じような不服申立の事案につきましては,訴えを併合して審議していくので,それほど負担にはならないと考えております。
【委員】
 不服申立てが多いとかなり行政の負担が大きくなるということですよね。
【事務局】
 狛江市の場合は,不服申立ての数がそれほどございませんので,運用していけるのではないかと考えております。
【委員】
 異議申立てがなくなるのでしょうか。
【事務局】
 いえ,総務省の見解としては,異議申立てが審査請求に統合されるということです。平成28年4月1日以降には,処分庁に対して不服申立てをすることも審査請求となります。
【委員】
 狛江市行政不服審査会に対して,諮問するということですが,狛江市行政不服審査会が結論を出した後,その結論に不服があれば,最終的に行政訴訟を提起できるということですよね。
【会長】
 そうですね。
【委員】
 過去5年間で,行政訴訟は何件ありましたか。
【事務局】
 ございません。
【委員】
 監査請求もないですか。
【事務局】
 ございません。
【委員】
 審理員候補者の方達に対しては,既に研修等を行っていらっしゃるのですか。
【事務局】
 来年1月に行う予定です。総務省の職員の方を講師としてお呼びして,審理員候補者の職員を集めて実際に異議申立てがあった場合,どのように審理を行っていくのかを実際にロールプレイングを行う予定でございます。審理員候補者の職員は,合議制で課長職及び課長が指名した係長職の2名で行います。課長の方で法務能力に不安のある方は指名した係長職の方にフォローをしていただきます。
【委員】
 狛江市行政不服審査会の設置及び運営に関する条例の上程する日程はいつになりますか。
【事務局】
 平成28年度第1回定例会にて,上程させていただいて議会で審議していただきます。既にパブリックコメントについては終了しております。なお,パブリックコメントに対してはご意見が2件ありまして,狛江市情報公開審査会,狛江市個人情報保護審査会と狛江市行政不服審査会とを併置すべきではないかというご意見がございました。
【会長】
 何か理由は書かれてありましたか。
【事務局】
 情報公開等とその他の処分に関する不服申立では審議する内容が異なりますので,1つの審議会に審議していただくのは難しいのではないかというご意見でございました。基本的には,不服申立てに対して対象となる処分の当・不当,適法・違法の判断をするという点では,狛江市情報公開審査会,狛江市個人情報保護審査会と狛江市行政不服審査会は,審理員の意見書に対して審議するというところが違いますが,法的には裁決を出すというところは同じです。
【会長】
 他に何かありますでしょうか。
 ないようでしたら,以上で議事を終了いたします。本日はこれで閉会します。どうもありがとうございました。
(閉会 午後3時10分)
   

狛江市情報公開審査会兼個人情報保護審査会委員 名簿

肩書 選任の区分 氏名
会長 市民 髙橋 雅夫
職務代理者 市民 栗山 修一
委員 学識経験者 堀川 末子
委員 市民 丸橋 透
委員 市民 鳥塚 鈴子